Inventarisasi Aset

Inventarisasi Aset

Setiap individu memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, baik kebutuhan berupa barang atau pun jasa. Disetiap perjalanannya, tentu seseorang akan memiliki banyak sekali barang-barang yang digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Contoh sederhana kita sebagai mahasiswa hampir dapat dipastikan kita mempunyai, telepon genggam, laptop, alat tulis, pakaian dan barang lainnya yang mendukung terhadap aktivitas keseharian kita sebagai mahasiswa. Barang-barang yang kita miliki tentunya sangat banyak, sampai terkadang kita lupa apa sajakah barang-barang  yang kita miliki.

Untuk dapat mempermudah mengatur barang yang kita miliki, tentunya perlu dilakukan langkah inventarisasi atau pencatatan terhadap barang-barang yang kita miliki. Dengan mencatat barang-barang yang kita miliki, kita tidak akan kerepotan untuk mengetahui barang apa saja yang kita punya dan dimana meletakannya.

Tidak berbeda jauh dengan dengan barang-barang milik individu, barang milik suatu kelompok, organisasi atau pun perusahaan perlu di inventarisasi agar semua barang yang dimiliki bisa tercatat secara jelas. Berikut beberapa pengertian inventarisasi menurut beberapa ahli.

1.      Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu.(sugiama,2013:173)

2.      Menurut PP No. 27 Tahun 2014, inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan dan pelaporan hasil pendataan barang milik Negara / Daerah.

3. inventarisasi aset merupakan kegiatan yang terdiri dari dua aspek, yaitu inventarisasi fisik dan inventarisasi yurudis/legal. Asfek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume, jenis alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan. Proses kerja yang yang dilakukan adalah pendapatan, kodifikasi/labelling, pengelompokan dan pembukuan / administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset. (Siregar:2004,518-520)

4.      Inventarisasi menurut Soemarsono S.R. (1994,p15) adalah pencatatan barang-barang milik kantor atau perusahaan

5.      Inventarisasi adalah kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar inventaris, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik atau kekayaan negara serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekayaan negara / pemerintah daerah baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak.(Harsono dkk, 2004:163)

Dari beberapa pengertian inventarisasi diatas, dapat disimpulkan bahwa inventarisasi aset adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pengecekan dan  pelaporan yang dilakukan secara berkala terhadap aset berwujud maupun tidak berwujud yang meliputi aspek fisik dan aspek yuridis/legal.

Ilustrasi inventarisasi

Seperti yang sudah kita ketahui, kegiatan inventarisasi sangatlah penting dalam manajemen aset. Aset perlu di inventarisasi supaya bisa terorganisir dengan baik dan tidak terjadi permasalahan pada aset tersebut. Disini saya akan memberikan contoh/ilustrasi sederhana tentang inventarisasi aset, khususnya aset-aset yang berada disekitar kita.

Setiap hari kita sebagai mahasiswa melakukan kegiatan perkuliahan, tentunya dalam kegiatan perkuliahan kita di dukung oleh pasilitas-pasilitas yang ,memadai, seperti gedung kuliah yang didalamnya terdapat ruang kelas dan segala perlengkapannya. Berikut contoh gambar ruang kelas dan daftar inventaris ruangan.

Gambar 1.1 Ruang Lab
(Rinto;2014)

Gambar 1.2 Daftar Inventaris Ruangan
(Rinto;2014)

Ada dua gambar diatas, gambar (1.1) menunjukan suatu ruangan kelas yang didalamnya ada meja, kursi, papan tulis dan lain-lain. Gambar (1.2) menunjukan kartu inventaris ruangan dimana terdapat catatan terhadap barang-barang yang berada di ruangan tersebut. Bayangkan jika barang-barang yang berada didalam ruangan tersebut tidak di inventarisasi, apa yang akan terjadi ? bisa saja hilang, atau bahkan barang yang berada di ruangan menjadi bertambah tanpa tau sumbernya dari mana. Kita tidak akan pernah tau jumlah awal barang yang berada di ruangan tersebut tanpa inventarisasi. Tentunya inventarisasi terhadap barang-barang tersebut harus dilakukan sejak awal barang tersebut diadakan, caranya yaitu dengan penomoran terhadap barang-barang tersebut, tentunya ada aturan-aturan yang dibuat untuk melakukan penomoran barang itu supaya mudah dalam hal pengelompokan barang tersebut. Setelah dilakukan penomoran dilakukan pendataan dan pencatatan terhadap barang tersebut. Pada akhirnya setelah semua kegiatan itu dilakukan sampailah ada tahap pelaporan kepada pihak yang berwenang dalam hal inventarisasi barang yang kemudian bisa dilakukan pengecekan secara berkala.

Masalah Utama Manajemen Aset

Dalam kegiatan manajemen aset, permasalahan utama dan yang umumnya terjadi di area pemerintah ataupun swasta adalah masalah inventarisasi / pencatatan aset itu sendiri. Inventarisasi sangat penting dalam hal kegiatan manajemen aset, karena setiap aset yang kita miliki perlu untuk di inventarisasi supaya kita mengetahui jumlah, nilai dan status dari aset tersebut. Pada pelaksanaannya inventarisasi banyak menemui kendala seperti banyak nya aset yang harus didata, keragaman aset yang sangat banyak, dan faktor pengguna aset yang kurang peduli terhadap aset yang mereka gunakan. Salah satu contoh dari permasalahan inventarisasi adalah adanya duplikasi pencatatan yang sering terjadi seperti yang terjadi di provinsi Banten, terjadi duplikasi pencatatan terhadap 29 aset milik pemprov Banten. Aset tersebut tercatat di pemprov Banten sebagai harta kekayaan pemprov, namun pada kenyataan aset tersebut juga tercatat sebagai aset milik beberapa pemkot dan pemkab di provinsi Banten.

Berikut pembaca bisa membaca langsung berita tentang duplikasi pencatatan 29 aset di provinsi Banten melalui link berita berikut ini : http://sp.beritasatu.com/home/ditemukan-duplikasi-pencatatan-29-aset-berupa-tanah-dan-bangunan/21328

    Setelah anda membaca berita diatas, apa yang anda pikirkan? pastinya anda berfikir kenapa bisa dalam satu aset bisa terjadi dua pencatatan dengan barang atau aset yang sama, namun itulah permasalahan pada inventarisasi yang tidak bisa kita hindari. Namun jika kita bisa konsisten dalam menegakkan aturan yang telah ada, kita bisa meminimalisir kesalahan-kesalahan seperti itu.
Berikut beberapa kesalahan mendasar yang biasanya terjadi pada inventarisasi disekitar kita (inventaris ruangan kelas) yang sering terjadi.
1. Daftar inventaris ruangan (DIR) yang tidak ada pada ruangan
2. Ketidaksesuaian jumlah barang yang ada pada DIR dengan jumlah ril di ruangan
3. Masih adanya barang yang menggunakan kode lama, namun pada DIR sudah       menggunakan kode baru sehingga tidak sesuai dengan keadaan aslinya
4. Ada barang yang nomor inventaris nya sudah hilang atau rusak
5. Peletakan nomor inventaris yang tidak seragam, sehingga menyulitkan ketidak dilaksanakan monev

  

Daftar Pustaka :

Sugiama, A Gima (2013), Manajemen Aset Pariwisata, Guardaya          Intimarta, Bandung.

Siregar, Doli D.2004. Manajemen Aet.Jakarta.Gramedia Pustaka        Utama.

Suara, Pembaruan.2012.http://sp.beritasatu.com/home/ditemukan-duplikasi-pencatatan-29-aset-                 berupa-tanah-dan-bangunan/21328